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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE RESEGGAS S.A.S.

 

I. GENERALIDADES – APLICACIÓN – DEFINICIONES – PRINCIPIOS

La Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados o depositados en cualquier base de datos que los haga susceptible de Tratamiento.

RESEGGAS S.A.S., como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, utilizará este Manual para el Tratamiento de Datos Personales para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto social. 

El presente Manual está destinado a aplicarse al Tratamiento de datos personales que no se encuentren excluidos de modo expreso por la Ley. 

Se excluyen de la aplicación de la Ley:

1. Bases de datos mantenidas en ámbitos exclusivamente personales o domésticos (siempre que no vayan a ser suministradas a terceros, caso en el cual, se deberá informar y solicitar autorización del Titular).
2. Bases de datos y archivos relacionados con seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección y monitoreo de lavado de activos o actividades de financiación del terrorismo.
3. Bases de datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
4. Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
5. Bases de datos y archivos regulados por el régimen de hábeas data financiero y crediticio.
6. Bases de datos relacionadas con censos de población y vivienda.

Para el Tratamiento de datos personales, RESEGGAS S.A.S. tendrá en cuenta las siguientes definiciones:

1. Autorización: consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el Tratamiento de sus datos personales.
2. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Dato público: dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva.
5. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 
6. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
7. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
8. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Para el desarrollo y aplicación del Tratamiento de datos personales, RESEGGAS S.A.S. seguirá los siguientes principios rectores:

1. Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y ésta siempre debe ser informada al Titular.
2. Principio de libertad: el Tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular. Se debe precisar que los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin autorización, salvo que la Ley o las autoridades así lo permitan u ordenen.
3. Principio de veracidad o calidad: se debe procurar que la información objeto del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Los datos personales deben obedecer a situaciones reales, deben ser ciertos, de tal forma que se encuentra prohibida la administración de datos falsos o erróneos. 
4. Principio de transparencia: se debe garantizar que el Titular pueda obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
5. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento no puede ser irrestricto y seguirá estrictamente a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. Por tanto, salvo que se traten de datos públicos, los datos no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación, salvo que el acceso sea controlable para que el mismo sea restringido solo a los Titulares y terceros autorizados.
6. Principio de seguridad: el Tratamiento se debe realizar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que permitan otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Principio de confidencialidad: las personas que realicen el Tratamiento deben garantizar la reserva de la información que no tenga la naturaleza de pública, incluso después de finalizada la labor del Tratamiento.

 

II. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES

De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, RESEGGAS S.A.S. considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible.

De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como:

1. El origen racial o étnico del Titular.
2. La orientación política del Titular.
3. Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular.
4. La pertenencia a sindicatos, ONGs, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición.
5. Información relativa a la salud del Titular.
6. La inclinación sexual del Titular.
7. Datos biométricos del Titular.

RESEGGAS S.A.S. se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

1. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
2. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
3. Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
4. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, RESEGGAS S.A.S., tiene en cuenta que la Ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud, interpretación ésta que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, y lo que procurará RESEGGAS S.A.S. en el tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el hábeas data. 

En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de RESEGGAS S.A.S., siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular.

 

III. AUTORIZACIÓN – DEBER DE INFORMACIÓN – DERECHOS DE LOS TITULARES

Siempre que vaya a realizar Tratamiento de datos personales, RESEGGAS S.A.S., requerirá la autorización previa (o concurrente) e informada del Titular. La mencionada autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea un medio físico o electrónico. 

No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Al momento de solicitar la autorización del Titular, RESEGGAS S.A.S., le informará de manera clara y expresa:

1. El Tratamiento de los datos y su finalidad.
2. Si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada. 
3. Los derechos que le asisten como Titular.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

RESEGGAS S.A.S. conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

Al cumplir el deber de información, RESEGGAS S.A.S. informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:

1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
3. Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.
6. Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

IV. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Para efectos de consultas y reclamos, RESEGGAS S.A.S. habilitará uno o varios medios para que los Titulares, sus herederos o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada en las bases de datos de RESEGGAS S.A.S., consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales.

La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo. 

Todas las consultas deben ser atendidas en un término que no sea superior a diez (10) días hábiles contados a partir del día en que se reciba la solicitud, siendo éste el primer día del término. Si no fuera posible atender la consulta en el término indicado, se deberá informar al interesado cuáles son los motivos de la demora y se debe señalar la fecha en que se dará respuesta a la consulta. De cualquier manera, la nueva fecha no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de diez (10) días.

Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:

1. Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

RESEGGAS S.A.S. implementará las medidas necesarias para garantizar que el acceso a la información se permita después de verificar la identidad del interesado. El acceso se otorgará de manera gratuita, sencilla y ágil. Así mismo, se permitirá la posibilidad de rectificar y actualizar los datos en línea.

Por otra parte, todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días.

Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.

Un reclamo completo debe contener, por lo menos:

1. Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular).
2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
3. Dirección física o electrónica de notificación.
4. Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.
5. Petición u objeto del reclamo.

Si se presenta una reclamación pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación. Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.

Si se recibe un reclamo pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.

Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

1. Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.
2. Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.
3. La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas. 

 

V. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS

RESEGGAS S.A.S. cumplirá estrictamente los siguientes deberes de acuerdo a la calidad que ostente respecto al Tratamiento de los mismos en cada caso concreto:

VI. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

RESEGGAS S.A.S. adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.

Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

1. Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.
2. Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
3. Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
4. Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
5. Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
6. Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
7. Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

 

 

VII. ÁREA ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

RESEGGAS S.A.S. designa al área de Gerencia Administrativa para que en adelante asuma, en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los Titulares y darle trámite oportuno a sus solicitudes. Por tanto, el área de Gerencia Administrativa será la responsable al interior de RESEGGAS S.A.S. de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.

 

VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE Y VIGENCIA

Las políticas contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, y las Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.

El presente Manual rige a partir del 10 de agosto de 2015 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en RESEGGAS S.A.S.

 

AVISO GENERAL

De acuerdo con lo establecido en ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, RESEGGAS S.A.S. informa que a la fecha ha recolectado y procesado datos personales de terceros para el desarrollo de sus actividades comerciales, promocionales, etc. Estos datos incluyen identificación, contacto, preferencias de consumos, información profesional y corporativa, entre otros de terceros.

Con el propósito de continuar con el tratamiento de datos personales de conformidad con la nueva legislación, RESEGGAS S.A.S. ha establecido un Manual de Tratamiento, en la cual los titulares podrán encontrar los derechos que les asisten y los procedimientos para ejercerlos. Dicho Manual se encuentra disponible en [insertar] para su consulta. En caso de no estar de acuerdo con el tratamiento de datos personales, el titular podrá solicitar, en cualquier momento, su corrección, actualización o eliminación en info@reseggas.com.

En virtud del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, RESEGGAS S.A.S. podrá continuar con el tratamiento de los datos personales si dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la publicación del presente aviso, el titular no le ha comunicado su solicitud de eliminación de sus datos personales. 

Cuando se vayan a obtener datos personales por medios telefónicos se recomienda que se implementen medios técnicos y mecanizados que faciliten obtener la autorización de los Titulares de forma automatizada.

Es imprescindible que se graben y almacenen de forma organizada todas las llamadas en las que se obtenga la autorización de los Titulares, puesto que la Ley ordena que los Responsables conserven una copia que permita su consulta posterior.

Se recomienda que, si se trata de llamadas entrantes en las que se realizará Tratamiento de datos personales, se reproduzca el siguiente script al usuario de modo automatizado:

“Estimado usuario, por disposición de la Ley 1581 de 2012 la siguiente información es de su interés: en el transcurso de esta llamada, RESEGGAS S.A.S., recolectará sus datos personales para almacenarlos, usarlos, circularlos y/o suprimirlos, de acuerdo a las finalidades indicadas en nuestro Manual de Tratamiento de Datos Personales. Si desea conocer más información sobre nuestro Manual de Tratamiento de Datos Personales, por favor marque [1] o visite nuestra página web www.reseggas.com. Si ya conoce y acepta nuestro Manual de Tratamiento de Datos Personales, marque [2], recuerde que al marcar [2] está manifestando su consentimiento expreso e informado para que RESEGGAS S.A.S. realice el Tratamiento de sus datos personales”.

Cuando se vayan a recolectar datos por Internet, se recomienda hacer uso del siguiente formato, el mismo debe ser puesto a disposición del Titular antes de o a más tardar al momento en que se realiza la recolección de datos personales:

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Al hacer click en el botón “ACEPTO”, el usuario manifiesta de manera expresa e inequívoca que es el legítimo Titular de la información proporcionada y que la misma es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable.

Del mismo modo, el usuario declara de manera libre, expresa, inequívoca e informada, que AUTORIZA a RESEGGAS S.A.S. para que, en los términos de la Ley 1581 de 2012, realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y en general, Tratamiento de sus datos personales, incluyendo datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley como el origen étnico, inclinaciones políticas, sexuales, religiosas o datos biométricos del Titular, para que dicho Tratamiento se realice con el propósito de lograr las siguientes finalidades:

1. Realizar estudios estadísticos, de mercadeo y consumo.
2. Utilizar la información para la preparación, participación y desarrollo de concursos.
3. Analizar y medir la calidad de los productos y servicios ofrecidos por RESEGGAS S.A.S.
4. Adelantar campañas publicitarias utilizando las imágenes de las que es titular el usuario.

El usuario declara que se le ha informado de manera clara y comprensible que tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de ésta autorización, a solicitar información sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de los mismos, a revocar ésta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos.

El usuario declara que conoce y acepta el Manual de Tratamiento de Datos Personales de RESEGGAS S.A.S., al hacer click en “ACEPTO”, manifiesta que reconoce y acepta que cualquier consulta o reclamación relacionada con el Tratamiento de sus datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante RESEGGAS S.A.S., como Responsable del Tratamiento, cuya página web es www.reseggas.com y su e-mail es info@reseggas.com.

 

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